Datenschutzerklärung

VOLTOX GmbH, An der Hessenhalle 1-3, 35398 Gießen, Deutschland
Gültig ab: 14.05.2026
Willkommen in der Datenschutzerklärung der VOLTOX GmbH („das Unternehmen“).
Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir personenbezogene Daten erfassen, verwenden, speichern und schützen, wenn Sie unsere Website, unsere Produkte oder unsere Dienste nutzen.
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen helfen zu verstehen, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken wir sie verwenden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

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  1.Einleitung
• Voltox AG ("Voltox", "wir", "uns") stellt eine KI-gestützte Plattform zur Gesichtsaltersschätzung undAltersverifikation bereit, einschließlich des Dienstes Smile & Pay. Diese Richtlinie erklärt, wie wir Ihrepersonenbezogenen Daten erfassen, verwenden und schützen, wenn Sie unsere Website (voltox.ai)besuchen oder unsere Plattform nutzen, und legt Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht dar. Jenachdem, wo Sie sich befinden, kann dies die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dasSchweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG), die UK GDPR oder andere anwendbareDatenschutzgesetze umfassen.
  
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  2.Zielgruppe
• Diese Richtlinie gilt für Website-Besucher, Plattformnutzer (Business-Administratoren und Endnutzer)sowie potenzielle Kunden oder Partner, die mit Voltox interagieren.
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  3.Welche Arten personenbezogener Daten erheben wir und wie verwenden wir sie?
• 3.1 Standardmäßige personenbezogene Daten
      Konto- und Profildaten: Name, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung, Arbeitgeber,     Anmeldedaten
      Kontaktdaten: Korrespondenz per E-Mail oder Live-Chat (über Zendesk Support)
      Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Gerätetyp, besuchte Seiten, Zeitstempel
      Marketingdaten: E-Mail-Adresse (Newsletter-Opt-in, Abmeldung jederzeit möglich),     LinkedInInteraktionen
      Finanzdaten: Rechnungs- und Zahlungsinformationen (verarbeitet über Stripe)
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  3.2 Besondere Kategorien personenbezogener Daten‍
  Wir verarbeiten biometrische Gesichtsdaten im Zusammenhang mit zwei Diensten:     
       1.Altersverifikation: Wenn Sie unseren Dienst zur Altersschätzung nutzen, erfassen wir ein     LiveGesichtsbild ausschließlich, um festzustellen, ob Sie die geltende Mindestaltersgrenze für     denZugang zu altersbeschränkten Inhalten oder Produkten erfüllen. Das Bild wird in Echtzeit     verarbeitetund unmittelbar nach Abschluss jedes Verifikationsvorgangs gelöscht.
      2.Smile & Pay: Wenn Sie unseren Smile & Pay-Dienst nutzen, erfassen wir ein Live-    Gesichtsbild, umIhre Identität zu authentifizieren und eine Zahlungstransaktion zu     autorisieren. Wie bei derAltersverifikation wird das Bild in Echtzeit verarbeitet. Sie können sich     außerdem dafür entscheiden,Ihre biometrische Vorlage in der Voltox E-Wallet zu speichern,um eine schnellere, wiederholteAuthentifizierung für zukünftige Zahlungen zu ermöglichen.
      
  Beide Dienste beinhalten die Verarbeitung sensibler biometrischer Daten, die nach
  geltendemDatenschutzrecht einem erhöhten Schutz unterliegen. Wir verarbeiten diese Daten nur mit Ihrerausdrücklichen vorherigen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. Nutzer, die biometrischeDaten in der E-Wallet speichern, behalten die volle Kontrolle und können ihr Konto sowie diezugehörigen Daten jederzeit löschen.
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  4.Wie und wann wir Ihre Daten verwenden
• Wir verwenden personenbezogene Daten, um unsere Dienste zu betreiben und zu verbessern, mit Ihnenzu kommunizieren, unsere Plattform sicher zu halten und unseren gesetzlichen Verpflichtungennachzukommen. Konkret verwenden wir sie, um:Wir verwenden die von uns erhobenen personenbezogenen Daten für verschiedene geschäftliche Zwecke,darunter:
   unsere Altersverifikations- und Smile & Pay-Dienste bereitzustellen, einschließlichGesichtsaltersschätzung und     Zahlungsauthentifizierung;
      Kundenkonten zu verwalten und zu unterstützen, einschließlich Onboarding und     laufenderKundenkommunikation;
      Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu verhindern;
      Rechnungen und Zahlungen zu verarbeiten;
      Marketingaktivitäten wie LinkedIn-Beiträge und Newsletter durchzuführen;
      mittels Analysen und Cookies zu verstehen, wie unsere Website und Plattform genutzt werden;
      gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und auf Anfragen von Aufsichts-oderStrafverfolgungsbehörden zu reagieren.
  
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• 5.Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir hierfür eine rechtmäßige Grundlagehaben. Welche Grundlage gilt, hängt vom Zweck der Verarbeitung und dem für Sie anwendbaren Rechtab:
• Erfüllung eines Vertrags: Verarbeitung, die erforderlich ist, um unsere Dienste bereitzustellen oderauf Ihre Anfrage hin vor Abschluss eines Vertrags Maßnahmen zu ergreifen. Dies gilt fürKontoverwaltung, Onboarding, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.
• Ausdrückliche Einwilligung: erforderlich für jede Verarbeitung biometrischer Gesichtsdaten,einschließlich Altersverifikation und Smile & Pay-Authentifizierung. Sie können Ihre Einwilligungjederzeit widerrufen; dies verhindert jedoch den Abschluss des jeweiligen Dienstes.
• Berechtigte Interessen: wenn unsere Interessen am Betrieb einer sicheren und effektiven Plattformnicht durch Ihre Rechte überwogen werden. Dies gilt für Betrugsprävention, Sicherheitsüberwachungund bestimmte Marketingaktivitäten.
• Einwilligung: für cookiebasierte Analysen und Newsletter-Kommunikation, sofern wir Sie um Ihr Optin bitten.
• Gesetzliche Verpflichtung: wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um geltendem Rechtnachzukommen oder auf Anfragen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden zu reagieren.
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  6.Wie geben wir personenbezogene Daten weiter?
• Wir geben personenbezogene Daten nur wie nachfolgend beschrieben weiter. Wir verkaufen keinepersonenbezogenen Daten.
       1. Unterauftragsverarbeiter: Drittanbieter, die nach unseren Weisungen handeln (siehe Abschnitt 6)
       2.Berufliche Berater: Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, jeweils unter strengenVertraulichkeitsverpflichtungen
    3.Strafverfolgungsbehörden oder Aufsichtsbehörden: soweit gesetzlich erforderlich oder zum Schutzvon Rechten und Sicherheit
    4. Unternehmensübertragungen: im Falle einer Fusion, Übernahme oder Umstrukturierung,vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeitsverpflichtungen
  
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  7.Wohin übertragen wir personenbezogene Daten?
• Die Infrastruktur von Voltox befindet sich überwiegend in der EU bzw. im EWR, wobei das Kernhostingund die Datenverarbeitung in Deutschland und der Schweiz erfolgen. Dadurch werdengrenzüberschreitende Datenübermittlungen minimiert.
  Wenn wir Drittanbieter als Unterauftragsverarbeiter einsetzen, die außerhalb des EWR tätig sind (z. B.Anbieter von Kommunikations-, Analyse-, Support- und Zahlungsdiensten), stellen wir sicher, dassangemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind. Dazu gehören Übermittlungen in Länder, für die einAngemessenheitsbeschluss der EU besteht, die Nutzung des EU-US Data Privacy Framework, soweitanwendbar, oder die Verwendung von Standardvertragsklauseln (SCCs), die von der EuropäischenKommission genehmigt wurden.
  Alle Unterauftragsverarbeiter unterliegen vertraglichen Datenschutzpflichten und dürfenpersonenbezogene Daten nur auf Grundlage unserer dokumentierten Weisungen verarbeiten.
  
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  8. Datenspeicherung
• Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sieerhoben wurden, oder soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist
• Biometrische Bilder (Altersverifikation): werden unmittelbar nach Abschluss jedesVerifikationsvorgangs gelöscht. Bilder werden niemals über die Live-Sitzung hinaus gespeichert.
• Biometrische Bilder (Smile & Pay, einmalige Nutzung): werden unmittelbar nach Abschluss jedesZahlungsauthentifizierungsvorgangs gelöscht.
• Biometrische Vorlagen (Smile & Pay E-Wallet): werden gespeichert, bis der Nutzer sein Konto löschtoder die gespeicherte Vorlage entfernt.
• Konto- und Vertragsdaten: werden für die Dauer des Vertrags plus 6 Jahre (gesetzlicheVerjährungsfrist) gespeichert.
• Marketingdaten: bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder sich abmelden.
• Website-Analysen (Google Analytics): gemäß den standardmäßigen Speichereinstellungen vonGoogle.
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  9. Datensicherheit
• Sicherheit ist für unsere Ziele von zentraler Bedeutung, und wir behandeln die Sicherheitpersonenbezogener Daten als Priorität. Wir verwenden aktuelle Branchenstandards und -praktiken, umpersonenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch sowie unbefugtem Zugriff oder unbefugterOffenlegung zu schützen. Diese Maßnahmen berücksichtigen die Sensibilität der von uns erhobenen,verarbeiteten und gespeicherten personenbezogenen Daten sowie den aktuellen Stand der Technik.Aufgrund der Art von Kommunikation und Technologie können wir jedoch nicht garantieren, dasspersonenbezogene Daten in unserer Obhut während der Übertragung über das Internet, während derSpeicherung auf unseren Systemen oder anderweitig absolut sicher vor Zugriffen Dritter sind.
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  10. Links zu Drittanbietern
• Unsere Website oder Plattform kann Links zu Websites Dritter enthalten. Diese Richtlinie gilt nicht fürdiese Websites. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärung jeder Drittanbieter-Website zu lesen, bevorSie personenbezogene Daten bereitstellen.
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  11.Daten von Kindern
• Die Website und die Plattform richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben nicht wissentlichoder absichtlich personenbezogene Daten über Kinder unter 16 Jahren.
  Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, dürfen Sie die Website und die Plattform nur nutzen, wenn eineEinwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten vorliegt.
  Wenn Sie glauben, dass wir personenbezogene Daten von oder über eine Person unter 16 Jahren habenkönnten, kontaktieren Sie bitte privacy@voltox.ch.
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  12. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungsfindung
• Zwei unserer Dienste beinhalten automatisierte biometrische Verarbeitung: unser Dienst zurGesichtsaltersschätzung (der in Echtzeit feststellt, ob Sie die geltende Altersgrenze erfüllen) und unserSmile & Pay-Dienst (der Ihre Identität authentifiziert, um eine Zahlungstransaktion zu autorisieren). Inbeiden Fällen verarbeitet das KI-Modell ein Live-Gesichtsbild und erzeugt ein Ergebnis ohnemenschliches Eingreifen. Soweit das anwendbare Datenschutzrecht dies verlangt, stützen wir uns fürdiese Verarbeitung auf Ihre ausdrückliche Einwilligung als Rechtsgrundlage. Sie haben das Recht:
• eine menschliche Überprüfung jeder automatisierten Entscheidung zu verlangen, die eine erheblicheAuswirkung auf Sie hat;
• Ihren Standpunkt zum Ergebnis darzulegen;
• die Entscheidung anzufechten.
• Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter privacy@voltox.ch.
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  13.Cookies
• Wir verwenden Cookies, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website und Plattform nutzen. Wir bittenum Ihre ausdrückliche Einwilligung, bevor wir Cookies setzen, die Sie identifizieren oder Ihr Verhaltenverfolgen. Sie können Ihre Präferenzen über unser Cookie-Banner auf voltox.ai verwalten oder IhreBrowsereinstellungen anpassen. Die Ablehnung nicht notwendiger Cookies kann bestimmte Funktioneneinschränken.
  
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  14.Ihre Rechte
• Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Rechte nach dem anwendbaren Datenschutzrecht auszuüben. Bittebeachten Sie, dass wir Sie möglicherweise zunächst bitten, Ihre Identität zu verifizieren.
  Ihre Rechte umfassen:
• darüber informiert zu werden, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten;
• Zugang zu den personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie verarbeiten;
• die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu berichtigen oder zu aktualisieren;
• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• bestimmten Verwendungen Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder sich davonabzumelden;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit auszuüben; und
• von uns die Überprüfung automatisierter Entscheidungen zu verlangen, die über Ihrepersonenbezogenen Daten getroffen wurden.
• Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie privacy@voltox.ch. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zuverifizieren, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten. Wir werden innerhalb der nach geltendem Rechtvorgeschriebenen Frist antworten.Endnutzer der Plattformen unserer Kunden sollten sich zunächst an den jeweiligen BusinessAdministrator wenden.
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  15. Kontakt- und DSB-Angaben
• Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder zu Ihren personenbezogenen Daten:
      E-Mail: privacy@voltox.ch
      Telefon: +49 (0) 641/559274-0
  Wir werden diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden durch einendeutlichen Hinweis auf unserer Website oder, soweit angemessen, per E-Mail mitgeteilt.